Dos Livros Administrativos

Art. 92. Todos os serviços notariais e de registro possuirão os seguintes livros administrativos:

I - Visitas e Correições;

II - Diário Auxiliar da Receita e da Despesa;

III - Controle de Depósito Prévio.

Art. 93. Os livros previstos neste Capítulo serão abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo delegatário, podendo utilizar-se, para esse fim, processo mecânico de autenticação previamente aprovado pela autoridade judiciária competente.

Parágrafo único. O termo de abertura deverá conter o número do livro, o fim a que se destina, o número de folhas que contém, a declaração de que todas as suas folhas estão rubricadas e o fecho, com data, nome do delegatário e assinatura.

Art. 94. Com exceção do Livro de Visitas e Correições, a escrituração dos livros referidos neste Capítulo é de responsabilidade direta do delegatário, ainda que feita por seu preposto.

§ 1º O Livro de Visitas e Correições será escriturado pelas competentes autoridades judiciárias fiscalizadoras e conterá 100 (cem) páginas, respondendo o delegatário pela guarda e integridade do conjunto de atos nele praticados.

§ 2º O termo lavrado no Livro de Visitas e Correições consignará os seguintes dados:

I - data e local da visita ou correição;

II - número da Portaria correicional, se houver;

III - finalidade da visita;

IV - nome e cargo da autoridade fiscalizadora;

V - referência ao relatório de fiscalização a ser enviado à serventia, com as medidas saneadoras adotadas;

VI - assinatura dos presentes ao ato.

Art. 95. Os delegatários de unidades cujos serviços admitam o depósito prévio de emolumentos manterão livro próprio, especialmente aberto para o controle das importâncias recebidas a esse título, no qual deverão estar indicados o número do protocolo, a data do depósito e o valor depositado, além da data de sua conversão em emolumentos resultantes da prática do ato solicitado, ou, conforme o caso, da data da devolução do valor depositado, quando o ato não for praticado.

Parágrafo único. Considerando a natureza dinâmica do Livro de Controle de Depósito Prévio, poderá este ser escriturado apenas eletronicamente, a critério do delegatário, ocorrendo sua impressão sempre que o diretor do foro ou a Corregedoria-Geral de Justiça assim o determinar, sem prejuízo da manutenção de cópia atualizada em sistema de backup ou outro método hábil para sua preservação.

Art. 96. O Livro Diário Auxiliar observará o modelo usual para a forma contábil e terá suas folhas divididas em colunas para anotação da data, da discriminação da receita e da despesa, além do valor respectivo, devendo, quando impresso em folhas soltas, ser encadernado logo após o término de seu uso.

Parágrafo único. Nos Tabelionatos de Protesto, o Livro Diário Auxiliar deverá conter coluna para indicação da data em que o protesto foi lavrado, de forma a possibilitar a identificação do tabelião que praticou o ato. (Parágrafo acrescentado pelo Provimento Conjunto n° 100/2021)

Art. 97. A receita será lançada no Livro Diário Auxiliar separadamente, por especialidade, de forma individualizada, no dia da prática do ato, ainda que o delegatário não tenha recebido os emolumentos, devendo estar discriminada sucintamente, de modo a possibilitar-lhe a identificação mediante a indicação, quando existente, do número do ato, ou do livro e da folha em que praticado, ou ainda o do protocolo.

§ 1º Para a finalidade prevista no caput deste artigo, considera-se como dia da prática do ato o da lavratura e encerramento do ato notarial; para o serviço de notas, o do registro; para os serviços de registros de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas, o do registro; para os atos não compensáveis do Registro Civil das Pessoas Naturais e para seus atos gratuitos, o do momento do recebimento do pagamento efetuado por fundo de reembolso de atos gratuitos e fundo de renda mínima.

§ 2º No Tabelionato de Protesto, será considerado como dia da prática do ato o da lavratura do termo de cancelamento, o do acatamento do pedido de desistência e o do pagamento do título.

§ 3º Os lançamentos relativos a receitas compreenderão os emolumentos previstos na Lei estadual nº 15.424, de 2004, exclusivamente na parte percebida como receita do próprio delegatário em razão dos atos efetivamente praticados, excluídas as quantias recebidas em depósito para a prática futura de atos, excluídos a TFJ e o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza - ISSQN e deduzidos os valores destinados ao RECOMPE-MG e as verbas indenizatórias previstas no art. 17 da Lei estadual nº 15.424, de 2004.

Art. 98. É vedada a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.

Art. 99. As despesas serão lançadas no dia em que se efetivarem e sempre deverão resultar da prestação do serviço delegado, sendo passíveis de lançamento no Livro Diário Auxiliar todas aquelas relativas a investimentos, custeio e pessoal, promovidas a critério do delegatário, dentre outras:

I - locação de bens móveis e imóveis utilizados para a prestação do serviço, incluídos os destinados à guarda de livros, equipamentos e restante do acervo da serventia;

II - contratação de obras e serviços para a conservação, ampliação ou melhoria dos prédios utilizados para a prestação do serviço público;

III - contratação de serviços, os terceirizados inclusive, de limpeza e de segurança;

IV - aquisição de móveis, utensílios, eletrodomésticos e equipamentos mantidos no local da prestação do serviço delegado, incluídos os destinados ao entretenimento dos usuários que aguardem a prestação do serviço e os de manutenção de refeitório;

V - aquisição ou locação de equipamentos (hardware), de programas (software) e de serviços de informática, incluídos os de manutenção prestados de forma terceirizada;

VI - formação e manutenção de arquivo de segurança;

VII - aquisição de materiais utilizados na prestação do serviço, incluídos os utilizados para a manutenção das instalações da serventia;

VIII - plano individual ou coletivo de assistência médica e odontológica contratado com entidade privada de saúde em favor dos prepostos e seus dependentes legais, assim como do titular da delegação e seus dependentes legais, caso se trate de plano coletivo em que estejam também incluídos os prepostos do delegatário;

IX - despesas trabalhistas com prepostos, incluídos FGTS, vale-alimentação, valetransporte e quaisquer outros valores que lhes integrem a remuneração, além das contribuições previdenciárias devidas ao INSS ou ao órgão previdenciário estadual;

X - custeio de cursos de aperfeiçoamento técnico ou formação jurídica fornecidos aos prepostos ou em que regularmente inscrito o titular da delegação, desde que voltados exclusivamente ao aprimoramento dos conhecimentos jurídicos ou, em relação aos prepostos, à melhoria dos conhecimentos em sua área de atuação;

XI - o valor de despesas com assessoria jurídica para a prestação do serviço extrajudicial;

XII - o valor de despesas com assessoria de engenharia para a regularização fundiária e a retificação de registro.

Art. 100. Serão arquivados todos os comprovantes das despesas efetuadas, incluindo os de retenção do Imposto de Renda, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

Art. 101. Ao final de cada mês, serão somadas, em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial, com a apuração do saldo líquido, positivo ou negativo, do período.

Art. 102. Ao final de cada exercício, será feito o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com indicação das receitas, das despesas e do resultado líquido mês a mês, bem como a apuração do saldo positivo ou negativo do período.

Art. 103. Anualmente, até o 10º (décimo) dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será conferido pelo diretor do foro, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente.

Parágrafo único. O requerimento de reexame da decisão que determina exclusão de lançamento de despesa deverá ser formulado no prazo do recurso administrativo previsto na Lei Complementar estadual nº 59, de 2001, contado de sua ciência pelo delegatário.

Art. 104. É facultativa a utilização do Livro Diário Auxiliar também para fins de recolhimento do Imposto de Renda, ressalvada, nesta hipótese, a obrigação de o delegatário indicar quais as despesas não dedutíveis para essa finalidade e também o saldo mensal específico para fins de Imposto de Renda.

Parágrafo único. A mesma faculdade aplica-se para os fins de cálculo de ISSQN, hipótese em que deverá ser observada a legislação municipal.

Art. 105. A impressão do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será realizada mensalmente até o dia 15 (quinze) do mês subsequente.

Parágrafo único. Fica dispensada a impressão prevista no caput deste artigo para as serventias que preencherem os requisitos estabelecidos pelo Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça nº 74, de 2018.